Qu’est-ce que l’indemnité vélo ?

Il s’agit d’une indemnité kilométrique octroyée par un employeur aux membres de son personnel qui utilisent le vélo pour parcourir tout ou une partie de la distance domicile-travail. L’indemnité ne concerne donc pas les kilomètres parcourus pendant les heures de service. Cette indemnité est exonérée d’impôts et de cotisations sociales à concurrence de 0,23 € du kilomètre. Elle peut être versée sous forme d’un forfait mensuel ou trimestriel pour les employés qui utilisent le vélo de manière irrégulière. Cette indemnité sert bien entendu à couvrir les frais du cycliste, mais elle a surtout pour objectif d’encourager un plus grand nombre de travailleurs à prendre le vélo. Soumise à l’indexation depuis 2010, la prime évolue désormais en fonction de l’index pour l’exonération fiscale et des charges sociales.

Qui est concerné ?

L’octroi d’une indemnité vélo est généralement une faveur de l’employeur mais elle peut aussi être une obligation. Il en va ainsi de la commission paritaire 329.02 ou de certaines conventions collectives liées au secteur public. Certains fonctionnaires fédéraux reçoivent, par exemple, les 0,23 € / km lorsqu’ils viennent à vélo. Pour les fonctionnaires communaux, l’octroi de la prime est conditionné par un vote au conseil communal.

Dans le secteur privé, sans conventions collectives sectorielles, les entreprises peuvent avoir prévu cette indemnité dans le règlement de travail de l’entreprise.

A défaut d’indemnité, l’employé peut solliciter un lobby syndical, un BUG (Bicycle User Group) ou déduire le montant total des kilomètres parcourus pendant l’année (multiplié par 0,23 €) en les intégrant en frais professionnels dans sa déclaration d’impôts (se mettre en « frais réels »).

Dans le cas où l’indemnité est octroyée par l’employeur, celui-ci prendra les mesures nécessaires pour déterminer avec certitude le nombre de déplacements réellement effectués à vélo par l’employé, ainsi que la partie de l’indemnité exonérée d’impôts. A l’exception du serment, l’employé peut recourir aux moyens habituels de preuve, tels qu’un reçu d’un parking gardé, une présomption, un témoignage… pour prouver son utilisation du vélo.

Vélo de société

Les salariés qui bénéficient d’un vélo d’entreprise profitent d’une exonération fiscale pour la mise à disposition de la bicyclette et de ses accessoires (y compris les frais d’entretien et d’entreposage). Autrement dit, il ne s’agit en rien d’un « avantage en nature ».

Pour l’employeur, les frais consentis pour faciliter l’usage de la bicyclette par les membres de son personnel dans les déplacements domicile-travail sont déductibles à 120 %. Il s’agit des frais exposés pour l’entreposage des vélos durant les heures de travail (abris construits ou rénovés), pour la mise à disposition de vestiaires, pour l’aménagement d’installations sanitaires (douches), pour l’acquisition, l’entretien et la réparation de vélos d’entreprise.

Indemnité et multimodalité ?

Si l’employé combine vélo et transports en commun, l’indemnité est également accordée. Toutefois, et cela semble légitime, les deux indemnités ne pourront pas être cumulées sur une même portion de trajet. L’indemnité vélo couvrira uniquement les trajets que l’employé parcourra effectivement à vélo entre son domicile et son point de départ en transports en commun (aller-retour).

Dans tous les cas, l’indemnité dont l’employé bénéficiera pour son abonnement social de chemins de fer sera imposée selon les règles habituelles d’imposition (exonération de la totalité de l’intervention de l’employeur, avec un maximum de 275 € ou davantage, si l’intervention obligatoire de l’employeur dans le coût de l’abonnement social est supérieure à 275 €).

Exonérations, quelques précisions…

Lorsque l’employeur accorde la même indemnité à tout le personnel pour les frais de transport quels qu’ils soient, l’indemnité de l’employé n’est pas exonérée d’impôts. En effet, l’exonération est accordée spécifiquement et explicitement pour les indemnités vélo en cas d’utilisation effective de la bicyclette pour les déplacements domicile-travail.

Si l’indemnité offerte par l’employeur dépasse les 0,23 € du kilomètre, le surplus donnera lieu au paiement de contributions car il sera pris en compte comme un salaire.

Depuis 1999, l’indemnité vélo est également exonérée de cotisations de sécurité sociale. Aujourd’hui cette exonération est de 0,23 € maximum par kilomètre. Tout comme c’est le cas pour les impôts sur les revenus, l’indemnité exonérée de cotisations sociales ne peut être un montant forfaitaire. L’indemnité vélo déduite des charges sociales doit donc également être calculée en fonction du nombre de kilomètres parcourus.